Każdy przedsiębiorca przetwarza w jakiś sposób dane osobowe. Aby robić to legalnie, należy mieć podstawę prawną. Jedną z nich jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych. W tej publikacji znajdziesz kompaktowe omówienie zasad uzyskania zgody oraz jej wzór.
Wybór i kontrola.
Zgoda w świetle RODO ma przede wszystkim oznaczać umożliwienie podjęcia danej osobie własnej decyzji, dokonanie świadomego wyboru i sprawowanie kontroli nad jej danymi. Formułując treść zgody upewnij się więc, że jest ona jasna, nie zawiera ukrytych znaczeń czy celów. Zgodę sformułuj przystępnie i przejrzyście. Wbrew tej zasadzie będzie np. wprowadzanie licznych odesłań do przepisów prawnych lub nadmierne cytowanie ustaw. Jeśli zgoda ma być udzielona poprzez zakreślenie „okienka”, upewnij się, żeby nie było ono domyślnie zaznaczone. Zgody powinny być też wyodrębnione na stronie internetowej lub w formularzu, tak, żeby nie powstało wrażenie ukrycia ich wśród tekstu (np. w regulaminie, cenniku, zapytaniu ofertowym). Może to być np. odznaczenie graficzne, kolorystyczne albo ramka.
Zgody udzielane na poszczególne, niezwiązane ze sobą cele, powinny się znaleźć w osobnych klauzulach. Klient może chcieć otrzymywać newsletter, ale nie chce profilowania – dlatego cele przetwarzania ujmij w osobnych okienkach, a nie w jednym zdaniu. Tak przygotowana zgoda wzbudzi zaufanie i zwiększy szanse na jej udzielenie.
Wycofanie zgody.
Istotnym elementem klauzuli zgody jest poinformowanie osoby, że ma prawo w dowolnym momencie wycofać zgodę, co nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania. Ponadto wycofanie zgody musi być tak samo proste jak jej udzielenie. W związku z tym nie należy utrudniać odwołania zgody, np. przez złożenie pisemnego wniosku do spółki listem poleconym, podczas gdy sama zgoda była udzielona online, w prostym formularzu.
Nie uzależniaj.
Domaganie się przez administratora udzielenia zgody np. na cele marketingowe, pod rygorem odmowy wykonania oznaczonej usługi lub realizacji umowy z klientem, jest bezprawne (patrz: art. 7 ust. 4 RODO). Co jednak z tzw. „handlem danymi”? Czy oferowanie zniżek, upustów lub bonusów w zamian za udzielenie dodatkowych zgód, będzie legalne? Odpowiedź brzmi „tak”. Jest to rodzaj motywacji, zachęty czy wynagrodzenia za przekazane dane osobowe. Popularnym przykładem będą różnego rodzaju programy lojalnościowe czy oferty w stylu „10% zniżki na pierwsze zakupy w zamian za zapisanie się do newslettera”.
Wzór.
Poniższa klauzula zgody jest wzorem – należy ją dostosować do indywidualnych potrzeb administratora. Wzór ten stosujemy także w kancelarii.
[ ] Wyrażam zgodę na przetwarzanie przez administratora danych: spółkę XYZ sp. z o.o. z siedzibą w X przy ul. XYZ1, podanych przeze mnie danych osobowych w celach marketingu produktów i usług administratora danych. Zostałem poinformowany o swoich prawach i zasadach przetwarzania danych przez administratora, które są zawarte w Polityce Prywatności/klauzuli informacyjnej[wybrać właściwą opcję], znajdującej się <tutaj> [link lub informacja], z którą się zapoznałem. Wiem, że mam prawo dostępu do moich danych oraz że niniejsza zgoda może być odwołana w każdym czasie, co nie wpływa na legalność przetwarzania danych do czasu jej odwołania. Wiem, że wyrażenie zgody jest dobrowolne.
Podsumowanie.
- Prawidłowe sformułowanie tekstu zgody na przetwarzanie danych jest istotne z wielu względów – prawnych, marketingowych czy wizerunkowych. Zgoda powinna być sformułowana przejrzyście, prostym językiem i zawierać elementy wskazane w RODO
- Pamiętaj, że po zgodę sięgamy wtedy, gdy nie mamy innej przesłanki legalizującej przetwarzanie danych osobowych. Innymi słowy jeśli masz np. zawartą umowę z klientem, ktoś zwrócił się do Ciebie z zapytaniem ofertowym na wskazany na Twojej stronie adres e-mail, to zwykle nie będziesz potrzebował uzyskiwać pisemnej zgody tej osoby na przetwarzanie podanych Ci danych. Co więcej, zbieranie zgód w sytuacji, gdy już masz inną podstawę prawną przetwarzania, będzie „nielegalne”. Może to też wywołać negatywne konsekwencje w sferze praktycznej, np. jeśli masz zawartą umowę, a jednocześnie odbierzesz zgodę, jak zrealizujesz kontrakt, jeśli klient zgodę wycofa?
- Dobrze przygotowany tekst zgody zapewni ochronę przed odpowiedzialnością finansową i pomoże przedsiębiorcy w promowaniu dobrego wizerunku. Wzory są pomocne, ale to przede wszystkim wskazówki, a nie dopasowane rozwiązania. Dlatego jeśli potrzebujesz pomocy wykwalifikowanego prawnika w tym procesie, skontaktuj się z nami.
